Conoce nuestra política de sellos y firmas

 

1. OBJETIVO
Establecer políticas de firmas y sellos para la autorización de los procesos, con el fin de evitar la mala utilización de los sellos oficiales de la empresa y los diferentes niveles de firmas autorizadas.

2. ALCANCE
Aplicable a todos los sellos y firmas que son controlados en la organización.

3. RESPONSABILIDADES
Es responsabilidad de cada usuario de los sellos, el uso correcto y la preservación de los mismos. La persona encargada del proceso tiene la responsabilidad de llevar el control de la emisión y actualización de los mismos en el formato correspondiente.

 

Registro

Ante la emisión de un sello nuevo, este deberá registrase en el formato “Registro de Sellos y Firmas” para su control respectivo por parte del área de Sistemas de Gestión Integrados.

Pérdida

En caso de pérdida de un sello, el usuario comunicará del hecho a la persona encargada de proveer los sellos para la emisión de un nuevo sello (copia). Posteriormente comunicará al personal involucrado de la pérdida del sello y al proceso financiero para tomar las acciones pertinentes hasta la reposición del nuevo sello.

Duplicado

En caso de deterioro del sello, el usuario solicitará el cambio respectivo siguiendo el mismo procedimiento que en el caso de pérdida de sellos.

Cambio de sello

Si se diera el caso, que el nuevo sello a utilizarse sufre algunos cambios en su estructura (nombre, cargo, otros), el usuario deberá comunicarlo en forma inmediata al proceso de Sistemas de Gestión para la actualización de su control de sellos registrados en el “Registro de Sellos y Firmas” RSQ01 asimismo, se comunicará al personal involucrado del cambio del nuevo sello para tomar las acciones y precauciones que se crean convenientes.

 

COVITEC LTDA.

Covitec Ltda., en cabeza de la Gerencia y dando cumplimiento a los Estándares BASC declara:

“con el fin de evitar la falsificación de documentos dirigidos por la empresa a terceros o a cada uno de los procesos dentro de la organización, ha determinado el alcance de los cargos y asignando las responsabilidades dentro de las diversas actividades del Sistema Integrado de Gestión, estableciendo un control de las firmas y sellos dentro de la organización que se encuentra a cargo del Representante del Sistema. Del mismo modo las firmas o sellos no autorizados para el uso del desarrollo de las labores asignadas darán para el desarrollo de investigaciones internas y/o externas”.

Además, se deberá dar cumplimiento a los siguientes lineamientos:

1. Para el uso de firmas digitales deberán ser autorizadas por la Gerencia, con el objeto de dar validez legal y en las diversas áreas de la             organización.

2. El uso de los sellos están a cargo y bajo responsabilidad de cada uno de los empleados que los necesitasen.

3. Los documentos oficiales de la organización deberán ir acompañados de las firmas y no serán válidos los documentos que lleven sello y       no vayan acompañados de la firma correspondiente.

 

JUAN CARLOS GRISALES PARRA

Gerente